Regulamentação dos documentos digitalizados: herança positiva do COVID-19?

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As normas e burocracias no Brasil por vezes foram lentas em acompanhar as mudanças que a tecnologia proporcionou, especialmente em termos de transmissão digital de informações. Apesar de a digitalização de documentos já ser realidade há muitos anos, apenas em 2019, com a Lei da Liberdade Econômica, conforme comentado no artigo Assinatura Eletrônica em Contratos: Alternativa no cumprimento do Distanciamento Social do Covid-19?, foi estabelecida a diretriz para que o Estado adotasse exclusivamente documentos eletrônicos.

Com o início do isolamento social e a necessidade de implementação de meios mais efetivos de compartilhamento de documentos digitalizados, finalmente essa diretriz foi regulamentada, por meio do Decreto nº 10.728, de 18 de março de 2020, que estabelece “a técnica e os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados, a fim de que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais”.

Nesse sentido, além de prever os procedimentos para digitalização e descarte de documentos físicos, que pode impactar (e quem sabe agilizar) sobremaneira o serviço público, o Decreto também regulamenta os parâmetros mínimos para validade de documentos digitalizados a serem usados nas relações entre particulares (pessoas físicas e jurídicas), bem como nas relações entre particulares e o poder público.

Os requisitos para digitalização que envolva entidades públicas (artigo 5º), bem como relações entre particulares em que não haja acordo prévio distinto entre as partes (artigo 6º, p.ú.), estabelecidos pelo mencionado Decreto são que o documento seja assinado digitalmente por certificado no padrão ICP – Brasil, bem como que siga os padrões técnicos mínimos contidos no Anexo I ao Decreto e contenha os metadados mínimos especificados no Anexo II ao Decreto (1). Atenção especial deve ser dedicada aos requisitos mínimos estabelecidos pelos mencionados anexos, para evitar que, por exemplo, a validade dos documentos possa ser questionada em posterior contexto de litigio entre as partes ou, quando apresentados em procedimentos judiciais ou arbitrais, os documentos sejam impugnados pela parte adversária.

Ressalvados esses pontos de atenção, a regulamentação da transmissão digital de documentos sem dúvida será um incentivo para que cada vez mais a tecnologia seja utilizada para o compartilhamento de informações, tanto no âmbito público, quanto privado, o que poderá trazer incontáveis benefícios, tanto em termos de eficiência, quanto ambientais. Quem sabe essa possa ficar como uma das poucas heranças positivas do COVID-19.

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